‘Van dertig beschikkingen naar één’

Hoe een versimpeling van procedures een organisatieverandering in gang zet

Annelies Gerritsen

Bij mijn werkgever, de gemeente Amsterdam, coördineer ik als Overall Accounthouder de samenwerking met een grote welzijnsorganisatie. Deze rol past binnen het project Eenduidige Aansturing Welzijnsorganisaties als onderdeel van de nieuwe inrichting van het bestuurlijk veld Sociaal Domein. De welzijnsorganisaties waren gewend om voor ieder stadsdeel en iedere directie een aparte subsidieaanvraag in te dienen waarin zij hetzelfde soort werk steeds anders moesten omschrijven en verantwoorden. Dat neemt veel tijd weg van het welzijnswerk en daarom zijn we het beleid op één centrale plek gaan maken, gemeente-breed op dezelfde manier gaan communiceren, en hebben we nu ook het proces van subsidiëring vereenvoudigd.

“Sandra denkt praktisch, luistert goed en heel belangrijk, ze maakt mijn wensen concreet. Haar manier van werken spreekt me aan omdat ze helpend stuurt, zonder dominant te zijn. Sandra heeft een groep mensen meegenomen in een verandering en ze daar enthousiast voor gemaakt. Moeilijk lijkt makkelijk te worden.”

Veilige Context

Ik zag aankomen dat deze procesoptimalisatie heel wat voeten in de aarde zou hebben. Daarom heb ik Sandra in 2018 gevraagd om met de frisse blik van een buitenstaander mij en mijn evenknie van de welzijnsorganisatie te begeleiden. Niet dat ik weerstand verwachtte want iedereen was ontzettend toe aan deze verbeterslag. Maar in de afgelopen jaren zijn rollen enorm vervlochten geraakt waardoor verkeerde verwachtingen konden ontstaan.

“Sandra was bij uitstek in staat om die veilige context te creëren waarbinnen alles op tafel kon komen.”

Om weer duidelijk het ‘wat’ bij de gemeente als opdrachtgever onder te brengen en het ‘hoe’ bij de uitvoerende instantie, moesten we echt even met de billen bloot en heel eerlijk naar ons eigen aandeel kijken om de processen inzichtelijk te maken. Sandra was bij uitstek in staat om die veilige context te creëren waarbinnen alles op tafel kon komen. Moeilijke situaties mochten er gewoon zijn, hoefden niet meteen opgelost te worden en dat geeft toch ontspanning. Ze heeft ons steeds helder geadviseerd over hoe we het traject in beweging konden houden en tegelijkertijd heeft ze de participerende werkvormen begeleid waarin alle betrokkenen op gelijkwaardige basis aan de oplossing konden bijdragen.

Gelukt

In 2019 is het gelukt om de volledige financiering onder te brengen in één aanvraag en één subsidiebeschikking in plaats van dertig. Om alles in één beschikking onder te brengen moet je keuzes maken. Qua informatievoorziening kun je bijvoorbeeld niet meer eindeloze rapportages vragen en zien wij ons genoodzaakt ons opdrachtgeverschap opnieuw in te vullen.

“Sandra kijkt mee en maakt mijn wensen concreet.”

Dat voelt nog best onwennig, eigenlijk komt voor ons nu pas de echte organisatieverandering aan bod. We willen graag vertrouwen op de expertise van de uitvoerende organisatie en leren het gesprek te voeren over wat er werkelijk toe doet. Werken op basis van vertrouwen vraagt iets anders van je dan werken vanuit controle. Gelukkig kan ik dan Sandra weer vragen om mee te kijken en mijn wensen concreet te maken. Wat ik prettig vond gedurende het traject is dat Sandra goed luisterde naar wat ik haar vertelde en dat ze steeds suggesties aandroeg die echt helpend waren. Voor 2020 is het ook weer gelukt om één beschikking uit te geven!