ONTWIKKELING EN SAMENWERKING
‘Van dertig beschikkingen naar één’
Hoe een versimpeling van procedures een organisatieverandering in gang zet
Annelies Gerritsen
Bij mijn werkgever, de gemeente Amsterdam, coördineer ik als Overall Accounthouder de samenwerking met een grote welzijnsorganisatie. Deze rol past binnen het project Eenduidige Aansturing Welzijnsorganisaties als onderdeel van de nieuwe inrichting van het bestuurlijk veld Sociaal Domein. De welzijnsorganisaties waren gewend om voor ieder stadsdeel en iedere directie een aparte subsidieaanvraag in te dienen waarin zij hetzelfde soort werk steeds anders moesten omschrijven en verantwoorden. Dat neemt veel tijd weg van het welzijnswerk en daarom zijn we het beleid op één centrale plek gaan maken, gemeente-breed op dezelfde manier gaan communiceren, en hebben we nu ook het proces van subsidiëring vereenvoudigd.
“Sandra denkt praktisch, luistert goed en heel belangrijk, ze maakt mijn wensen concreet. Haar manier van werken spreekt me aan omdat ze helpend stuurt, zonder dominant te zijn. Sandra heeft een groep mensen meegenomen in een verandering en ze daar enthousiast voor gemaakt. Moeilijk lijkt makkelijk te worden.”
Veilige Context
Ik zag aankomen dat deze procesoptimalisatie heel wat voeten in de aarde zou hebben. Daarom heb ik Sandra in 2018 gevraagd om met de frisse blik van een buitenstaander mij en mijn evenknie van de welzijnsorganisatie te begeleiden. Niet dat ik weerstand verwachtte want iedereen was ontzettend toe aan deze verbeterslag. Maar in de afgelopen jaren zijn rollen enorm vervlochten geraakt waardoor verkeerde verwachtingen konden ontstaan.
“Sandra was bij uitstek in staat om die veilige context te creëren waarbinnen alles op tafel kon komen.”
Om weer duidelijk het ‘wat’ bij de gemeente als opdrachtgever onder te brengen en het ‘hoe’ bij de uitvoerende instantie, moesten we echt even met de billen bloot en heel eerlijk naar ons eigen aandeel kijken om de processen inzichtelijk te maken. Sandra was bij uitstek in staat om die veilige context te creëren waarbinnen alles op tafel kon komen. Moeilijke situaties mochten er gewoon zijn, hoefden niet meteen opgelost te worden en dat geeft toch ontspanning. Ze heeft ons steeds helder geadviseerd over hoe we het traject in beweging konden houden en tegelijkertijd heeft ze de participerende werkvormen begeleid waarin alle betrokkenen op gelijkwaardige basis aan de oplossing konden bijdragen.
Gelukt
In 2019 is het gelukt om de volledige financiering onder te brengen in één aanvraag en één subsidiebeschikking in plaats van dertig. Om alles in één beschikking onder te brengen moet je keuzes maken. Qua informatievoorziening kun je bijvoorbeeld niet meer eindeloze rapportages vragen en zien wij ons genoodzaakt ons opdrachtgeverschap opnieuw in te vullen.
“Sandra kijkt mee en maakt mijn wensen concreet.”
Dat voelt nog best onwennig, eigenlijk komt voor ons nu pas de echte organisatieverandering aan bod. We willen graag vertrouwen op de expertise van de uitvoerende organisatie en leren het gesprek te voeren over wat er werkelijk toe doet. Werken op basis van vertrouwen vraagt iets anders van je dan werken vanuit controle. Gelukkig kan ik dan Sandra weer vragen om mee te kijken en mijn wensen concreet te maken. Wat ik prettig vond gedurende het traject is dat Sandra goed luisterde naar wat ik haar vertelde en dat ze steeds suggesties aandroeg die echt helpend waren. Voor 2020 is het ook weer gelukt om één beschikking uit te geven!
Ontwikkeling en Samenwerking
De eerlijke organisatie
Ontwikkelen is een proces van kwetsbaarheid en blijvend ontwikkelen van mens en organisatie is een uitdaging waarvoor moed en commitment nodig is. Dan kom je er niet met een cosmetisch trucje. Ontwikkeling begint met echt durven kijken naar wat er is, dat vormt de werkelijke basis vanwaar je verder gaat. Ont-wikkelen is een proces van steeds een laagje eraf wikkelen om verder bij de essentie te komen van wie je bent als mens en als groep mensen.
Met MOROSOPH bouw je aan een eerlijke organisatie waar het onzichtbare zichtbaar wordt. Een open en eerlijk discours creëert inzicht, begrip en vertrouwen. MOROSOPH nodigt mensen uit zelf verantwoordelijkheid te nemen voor hun aandeel in de organisatie en hun eigen ontwikkeling. Een eerlijke organisatie biedt medewerkers houvast in tijden van verandering en is de beste garantie voor een blijvend en betekenisvol resultaat.
“Alleen kan je niks, je moet het samen doen.” -Johan Cruijff
MOROSOPH is de wijze gek die als geen ander de wijsheid in de groep weet aan te boren. Dit begint met het creëren van een veilige context waardoor mensen vanuit hun hart durven spreken en gaan staan voor wat ertoe doet. Het meenemen van de binnenkant van de organisatie, de heersende cultuur, wat mensen denken, voelen en willen is cruciaal om tot duurzame vernieuwing te komen.
Zo verbind je de onderstroom met de bovenstroom, dat wat tastbaar en zichtbaar is, en ontstaat er ‘alignment’ op allerlei lagen in en rondom de organisatie. Dat gaat veel verder dan het creëren van draagvlak. Een dieper ontwikkelingsproces geeft ruimte aan mensen en hun relaties, creëert eigenaarschap en verbinding met het geheel en stimuleert co-creatie van een gezamenlijke toekomst.
MOROSOPH ontwerpt organisatieontwikkeling als een sociocratisch proces op basis van gelijkwaardigheid met de blik op de toekomst. De vraag ‘hoe dan?’ wordt vanuit verbinding beantwoord, vanuit de wijsheid van de groep.
Past Morosoph in jouw plaatje? Laten we kennismaken!
Ben je toe aan de wijze gek die met humor en lichtheid haar vinger exact op de zere plek legt? Laten we een afspraak maken voor een nadere kennismaking op weg naar betekenisvolle verandering.
Visieontwikkeling: van niet naar wel
De gedachte is dat je mensen en organisaties ontwikkelt vanuit wat al goed is en zo het fundament creëert voor de verdere opbouw op basis van vertrouwen. Sandra laat je verder kijken dan wat er allemaal verkeerd is gegaan en hoe het niet moet. Ze is vooral geïnteresseerd in hoe het wèl kan. Bovendien weten medewerkers meestal zelf heel goed wat nodig is om tot een verbetering te komen, en Sandra kan bij uitstek die wijsheid uit een groep halen.
Coaching: focus op beleving en harmonie
Het liep wat anders dan ik me van tevoren had voorgesteld bij coaching. Ik weet niet of ik nou had gedacht dat ik met een marketingplan naar huis zou gaan, maar ik weet wel dat ik daar niet gelukkig van was geworden. Sandra nam juist uitgebreid de tijd om mijn intrinsieke motivatie naar boven te halen, mijn drijfveren om muziek te maken.